En la era actual, donde la información y la tecnología evolucionan rápidamente, las bibliotecas se han convertido en centros dinámicos de conocimiento y colaboración para ayudar a las organizaciones a mantenerse actualizadas y tomar decisiones informadas y más allá de los servicios tradicionales han evolucionado para convertirse en aliados estratégicos de organizaciones, empresas e investigadores en la era digital.
En este momento, muchas bibliotecas están estableciendo unidades especializadas en vigilancia estratégica, tecnológica e inteligencia competitiva, donde bibliotecarios expertos recopilan, analizan y proporcionan información crítica sobre tendencias emergentes, innovaciones y cambios en el entorno. Estas unidades se esfuerzan por ofrecer información relevante y actualizada para respaldar la toma de decisiones determinantes en diversos sectores.
Tuve la fortuna de asistir al curso "Reto VT 2023" ofrecido por INNRUTA Red de Inteligencia Competitiva de Medellín, allí viví de primera mano una interesante y retadora formación sobre vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva, donde pude darme cuenta que los bibliotecarios estamos desempeñando un papel estratégico y tenemos mucho futuro en este campo de acción.
¿Qué es la vigilancia y la inteligencia competitiva?
Estos términos hacen referencia a la capacidad y experticia de los vigías para buscar, filtrar, analizar interpretar y valorar la información para anticiparse los cambios.
Según la OVTT - Observatorio Tecnológico de la Universidad de Alicante en España: "No existe una definición única de vigilancia tecnológica o inteligencia competitiva, sino múltiples ámbitos de aplicación. Dependiendo de su dimensión de actuación, estas prácticas empresariales vinculadas a la gestión avanzada de información y conocimiento reciben un sinfín de denominaciones."
La vigilancia y la inteligencia están relacionadas, pero son dos conceptos diferenciados. La vigilancia pone el esfuerzo en la detección y monitorización de información estratégica para la organización, mientras que la inteligencia se centra en comprender, interpretar y contextualizar esa información para transformarla en conocimiento útil para la organización.
Y según la Norma UNE 166006:2018 sobre la Gestión de la I+D+i: Sistema de vigilancia e inteligencia: “La vigilancia y la inteligencia competitiva son herramientas fundamentales en el marco de los sistemas de gestión de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i), que permiten el acceso y gestión de los conocimientos científicos y técnicos, así como sobre legislación, normativa, economía, mercado, sociedad, etc., para comprender a tiempo el significado e implicaciones de los cambios en el entorno”, que pueden afectar las organizaciones.
Algunos tipos de vigilancia
Vigilancia estratégica
La Cámara de Comercio de España propone la definición de vigilancia estratégica como: "Una herramienta de innovación al alcance de cualquier tipo de organización que permite captar información del exterior, analizarla y convertirla en conocimiento para tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios." Es un proceso integral que implica todas las áreas de la organización que intervienen en la generación de ideas innovadoras que aportan valor.
Vigilancia tecnológica
De igual forma la Norma UNE 166000:2006 sobre Terminología y definiciones de las actividades de I+D+i, propone la vigilancia tecnológica como un "Proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla para convertirla en conocimiento con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios".
Está orientada a la identificación, evaluación y reconocimiento de información de carácter técnico y tecnológico que ayudan a estar al tanto de cambios, tendencias y reducir riesgos, reconocer y advertir en una fase temprana las tecnologías emergentes, discontinuidades tecnológicas - innovaciones disruptivas o rupturistas-, oportunidades y amenazas.
Es el análisis, tratamiento y seguimiento de la información de los competidores actuales, los potenciales o los sustitutos, como una fuente indispensable para adquirir conocimiento relevante para la organización. Esta información puede incluir:
Detectar oportunidades de inversión y comercialización
Reducir riesgos, detectando amenazas
Innovar, anticipándose y detectando nuevas soluciones e ideas
Facilitar la incorporación de nuevos avances tecnológicos
Ayudar a orientar la estrategia de especialización
Progresar detectando desfases entre los productos y las necesidades de los clientes
Cooperar, conociendo nuevos socios, expertos, otros centros.
Está relacionada con el estudio, análisis y supervisión de los datos y al informacion del mercado, clientes y proveedores. Haciendo especial énfasis en estudios de mercado, nuevos mercados, nuevos productos o servicios y sobre cómo evoluciona las necesidades de los clientes potenciales.
Vigilancia del entorno
Según la Guía de Vigilancia Estratégica del Gobierno de Navarra, este tipo de vigilancia: "se ocupa de aquellos hechos exteriores que pueden condicionar el futuro, en áreas como la sociología, la política, el medioambiente, las reglamentaciones, las leyes, etc". Los aspectos del entorno que es necesario vigilar son:
La legislación y normativa.
El medioambiente y la evolución de su cuidado.
La cultura, la política, la sociología, la economía
Vigilancia científica
Para el equipo de Vigilancia Estratégica de la Universidad Nacional de Colombia, sede Medellin, este es un tipo de vigilancia que ha surgido, con base en nuevas necesidades de los solicitantes, especialmente desde la academia y la investigación. Centra su atención en aspectos científicos relacionados con los productos de investigación, las líneas de investigación, las áreas del conocimiento, las capacidades de instituciones u organizaciones de carácter científico.
El papel de las bibliotecas y los bibliotecarios en vigilancia estratégica y tecnológica
Los sistemas de vigilancia e inteligencia empresarial son una oportunidad óptima para bibliotecas y bibliotecarios, pues se hace necesario articular los modelos de gestión de informacion a la gestión empresarial y organizacional. También de conectar la ciencia, la tecnología y la innovación con los procesos de investigación dentro de las universidades.
Las unidades de información pueden asumir las tareas de vigilancia tecnológica e inteligencia estratégica como una oportunidad de evolución de sus servicios; haciendo uso de personal formado y calificado en habilidades específicas para desempeñarse como vigías estratégicos y tecnológicos, usando sus recursos informacionales como las bases de datos científicas y bibliográficas, las bases de datos de patentes o el lenguaje controlado y normalizado.
Fernando Alonso Manco y Jeison Hincapié comentan en su tesis de maestría en gestión de ciencia, tecnología e innovación, "la vigilancia e inteligencia es uno de los innumerables servicios que la biblioteca puede ofrecer para apoyar y sustentar los objetivos y actividades de la universidad. Las bibliotecas son participantes activas de la sociedad del conocimiento, no sólo contribuyendo a la difusión de la información, sino a la construcción de nuevos conocimientos, convirtiéndolo así en gestoras del conocimiento."
Roles que pueden desempeñar los bibliotecarios en vigilancia estratégica
1. Analista o Vigía: Se encarga de recopilar, de diferentes fuentes, los datos e información relacionada con el área de oportunidad estudiada. Realiza, junto con expertos temáticos y asesores, el análisis de la información recopilada. Hace la consolidación de los informes del ejercicio de vigilancia.
2. Metodólogo: Asesora con la metodología de vigilancia e inteligencia competitiva diseñada para el ejercicio.
3. Asesor temático: Experto que participa en las etapas de análisis y validación de la información recopilada. Orienta y da lineamientos del estudio de vigilancia.
4. Tomador de decisiones: Generalmente es quien solicita el ejercicio de vigilancia y a partir de los resultados obtenidos toma las decisiones estratégicas.
Casos de éxito de Vigilancia Estratégica en bibliotecas
Son pocas las bibliotecas que se han aventurado a crear y desarrollar su propio servicio de vigilancia estratégica. Hoy quiero hacer un reconocimiento a dos de ellas, que conozco de primera mano y admiro por la calidad, profesionalismo y compromiso de sus vigías bibliotecólogos en esta labor:
La Biblioteca Efe Gómez de la Universidad Nacional sede Medellin, que "apoya el desarrollo de competencias en el ámbito de la innovación, productividad y competitividad" y la Biblioteca Pública EPM también en Medellin, que "apoya la toma de decisiones estratégicas en la organización mediante la producción y suministro de información de alto impacto específicamente al negocio de aguas y energía de esta organización".
Como lo pueden ver las bibliotecas y los bibliotecarios desempeñan un rol fundamental en la vigilancia estratégica y tecnológica. A través de unidades especializadas y expertos en el campo, las bibliotecas proporcionan información crucial para respaldar la toma de decisiones estratégicas en diversos ámbitos. No se limitan a ser meros guardianes de libros, sino que se han convertido en socios estratégicos para las organizaciones en la era digital.
Si conoces otras experiencias de este tipo en bibliotecas, te invito a que dejes tu comentario y así podamos compartir más sobre este rol potencial de nuestra profesión.